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事務改善の具体例一覧

改善提案のアイデア 「ネタ」はこにあり!

改善提案のアイデア、業務改善、それは、どんな仕事でも、運用できます。
業務改善、それはやりたくない仕事には、改善ネタが必ずあります。
それは、経営者の立場の人から見ると大変な気づきがあるかも?
経営者の知らない世界を暴露してみます。

1なぜ、社員はやめていくのか。
2なぜ社員は、改善をしてくれないのか。
3なぜ社員は、残業をしてくれないのか。

なぜ、 なぜ、不思議な業務改善100項目以上、経営者のあなたには一生分かりません!
現場を知っているのは、現場の人間だけ!
たまには社長が 現場100回で、突っ込んできますが社員は迷惑ではないんです。
現場と一緒にやれば、見えない世界の、非常識さが見えてきます。



改善提案が進まないのは、大企業病にあります。
大企業病は改善しなくなる。
大企業病、全員が、無駄をみ...

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電気代を節約し、省エネを進める方法とは

電気代を節約し、省エネを進める方法はあるのか。
照明器具や照明設備もハイテクになってきていますから、できないはずはないですね。

電気料金の値上げが行われるよういですので、
電気代を節約する事務改善の事例について紹介します。

東日本大震災によって福島原子力発電所が甚大な被害を受け停止し、
放射能汚染が広範囲に広がってしまいました。

現在、日本の原発の1基を除いて停止し、発電に伴うコストの大幅な増額にとって
電力会社は電気料金の値上げラッシュとなっています。

昨年は計画停電も行われましたが、今年は電気代を節約し、省エネ効果を高めるための
事務改善を進める年だと思っています。



今までの照明設備は省エネを意識した設計になっていませんので
電気代は高くなりますね。

きめ細かなスイッチなど付いていないのが実情ではな...

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事務の改善ストーリーを組み立てる

事務の改善にはストーリーが必要になります。
改善ストーリーを組み立て、実行することで改善 提案も出しやすくなってくるものと考えられます。

改善ストーリーでは、まず改善の目的を考えることからはじめましょう。目的は何なのか、そして事務を改善することで得られるものは何なのか。経費の削減か、効率アップにつながるのか。ムダは排除できるのか。

改善ストーリーを組み立てるときに、目的が定まっていないと、事務改善の行方までもがブレてしまうことになりますから、キッチリとおさえておくことです。

改善の目的はたくさん考えられると思います。
顧客満足度をアップするために、流れを改善、経費・コスト削減など・・・。

改善の目的が決まれば、次は対照とするエリアをどこまで広げるのか。となりますが、一般的な改善ストーリーでは、ルーチンワーク(定型業務)を事務改善の対象としています。
理由としては、日常のサイクルが決まったものについては、視点を少し変えてみるだけで、大きく改善ができる要素を含んでいるからです。

また、定型事務の改善の方が、コストをかけることなく、現場職員の知恵を働かせる...

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事務改善 提案制度はどこまで活用できるのか

事務の改善を進めるためには、直接現場で仕事に携わっている社員からアイデアを提案できる改善 提案制度を導入することが重要なポイントではないでしょうか。

現在、企業においても地方自治体においても改善 提案制度を作っているところが多くなっています。

過去においては外部の有識者からの意見によって改善しようとする時期がありましたが、特に世界のトヨタ自動車などは、「カイゼンは現場から。」との認識が強く、社内の現場から改善提案を求めるところが多くなってきました。

会社は、熟年した技術者や長年積み重ねられたプロフェッショナルな職員がいる現場サイドからカイゼン 提案を吸収することにより、日々効率化を進めることができるのです。

事務の改善は、企業にとっても社員にとっても、双方にいい意味でプラスに働くことから、相乗効果を生むことになります。そして、企業の将来は、職員のレベルアップにより更なる躍進を遂げ発展と安定することになるのです。

今、戦後初めての長期間にわたる不景気風が吹いています。収益の悪化により企業の業績も極端に悪化しています。社員の採用は控えられ、優秀な人材を確保しよ...

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事務改善はムダを発見することから

日常の作業の中でムダを発見できるのか。ムダを見つけることができないとジムの改善はできるわけはありません。現状維持が関の山でしょう。

それはなぜか?現状の事務のやり方に満足しているから、ムダはない、考えられないのです。
ここで業務の満足とムダの関係が見えてきませんか。事務の改善提案がムダの発見から始まる理由がここにあるのです。

つまり、仕事を改善するとは今の仕事に満足していたのでは、何も見えてはこないということです。ムダな部分がないのだから。改善するところは全くない。

事務の改善を考えるときには、現状は正しくない。必ず改善するところがある。ムダな部分がある。それは時間、経費など、そして、本当の意味でいるのか、いらないのか。止める必要がなくても、縮小することはできないのか。といった改善方法について検討することは沢山ありますね。

実は日常の事務では、気がつかないところでたくさんの無駄があり、このムダを解消することで事務の効率アップにつながるのです。
問題意識を持ちながら事務を進めるのと、もたないでやるのとは改善に対する認識も全く違ってきます。

事務の改善の一...

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事務の改善はマニュアル化からはじめよう

毎日の仕事のやり方を変えるマニュアルがあれば、もっと事務の改善ができて効率アップとなるのでは?と疑問に思ったことはないですか。

仕事に人事異動はつきものです。新しい赴任先では前任者の方法を真似てやっていると思いますが、仕事のマニュアルの存在はなく改善する方法も分からないといった状態が多いですね。また、それが当たり前で何も不思議に思わない人もいるでしょう。

しかし、毎日の仕事で、特にルーチンワークにつては、マニュアルがあれば事務を改善 提案する方法ややり方がひらめいてくるのではないでしょうか。

manyuaru

事務の改善はマニュアルを作ることからはじめましょう。
特に大企業になると大勢の社員がいます。そして、現場ごとに仕事の進め方が違っていたのでは、会社全体の効率は非常に悪くなりますから改善が必要です。事務の改善 提案は統一すべきと考えます。

事務の流れを改善しマニュアル化することで...

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事務 改善の着眼点の考え方

事務の改善をするときの着眼点はどこに置けばうまく改善することができるのでしょうか。
改善するときに、なにを基本に考えたらいいのか、迷ってしまうと思いますが、今やっているどの部分を、どのように改善したいのか考えてみることです。

事務の改善の一つにはヒラメキもありますが、もっと簡単にできる方法はないのか。やめることは出来ないのか。省略する方法はないのか。・・・・・・など、ルーチンワークの世界では楽をすることに着眼点を置いてみてはどうでしょうか。

事務 改善の着眼点は単に仕事をさぼりなさい、楽をしなさいとは言っていません。改善とはムダを発見することなんですね。ムダの排除をすることを着眼点と考えてください。

では事務改善の具体例では、伝票の整理方法を考えてみましょう。
今は紙ベースが多いと思いますが、伝票の処理方法を改善するために思い切って電子化する改善提案をだそうとします。

なぜ、紙ではなく電子化する必要があるのか。ムダの観点からいえば、自分のパソコンで伝票を作成し、トップの決裁をもらうのに動く必要はなくなる。つまり、紙の伝票をもって人が動いて決裁を受ける必要がな...

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現場サイドからの改善を

事務を改善して効率アップを目指すためには、まずは現場からの改善提案が重要なポイントになります。
現場サイドから業務の改善に対する意識が変わらないと、事務の効率化は進まないでしょう。つまり、現場優先の業務 改善が求められているのです。

仕事をしていく上で、最初に事務にしても物づくりにしても関わる人が、仕事の内容を一番熟知しているのです。
そして、現場は常に現状を少しでも改善しようと、効率化を進めようと提案を続けているのです。

仕事の改善を進めるためには、このように現場サイドからの改善提案が重要なことが分かると思います。問題解決のためにその方策を常に考えて、仕事の効率アップにつながるように努力をしているのです。

事務の改善において、現場が中心に立った改善提案が定着しないと、企業全体ではうまくいきませんね。部署別にバラバラに問題意識をもっていたのでは、何も解決は」市内と思います。つまり問題点がどこにあるのか、まとまりはしませんからね。

改善の答えは現場にありです。
効率アップのためには、現場の意見を取り入れることで、現場の問題点が明確化し、その解決も見つけやすく...

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