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事務 改善の着眼点の考え方

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事務の改善をするときの着眼点はどこに置けばうまく改善することができるのでしょうか。
改善するときに、なにを基本に考えたらいいのか、迷ってしまうと思いますが、今やっているどの部分を、どのように改善したいのか考えてみることです。

事務の改善の一つにはヒラメキもありますが、もっと簡単にできる方法はないのか。やめることは出来ないのか。省略する方法はないのか。・・・・・・など、ルーチンワークの世界では楽をすることに着眼点を置いてみてはどうでしょうか。

事務 改善の着眼点は単に仕事をさぼりなさい、楽をしなさいとは言っていません。改善とはムダを発見することなんですね。ムダの排除をすることを着眼点と考えてください。

では事務改善の具体例では、伝票の整理方法を考えてみましょう。
今は紙ベースが多いと思いますが、伝票の処理方法を改善するために思い切って電子化する改善提案をだそうとします。

なぜ、紙ではなく電子化する必要があるのか。ムダの観点からいえば、自分のパソコンで伝票を作成し、トップの決裁をもらうのに動く必要はなくなる。つまり、紙の伝票をもって人が動いて決裁を受ける必要がなくなるのです。

業務改善で電子化することで費やす時間も人件費のムダも大幅にコストダウンします。そして、今は環境の時代、紙資源を大幅にカットできて、保存場所が省スペース化され、事務の改善は飛躍的に進むことになります。

事務 改善の着眼点にはいろいろあると考えられると思います。
なぜカイゼンが必要なのか。いつまでに改善するのか。効果はどうなのか。もっと事務を改善するアイデアはないのか。

このように、着眼点をはっきりとしておくことですね。

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