事務の改善ストーリーを組み立てる

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事務の改善にはストーリーが必要になります。
改善ストーリーを組み立て、実行することで改善 提案も出しやすくなってくるものと考えられます。

改善ストーリーでは、まず改善の目的を考えることからはじめましょう。目的は何なのか、そして事務を改善することで得られるものは何なのか。経費の削減か、効率アップにつながるのか。ムダは排除できるのか。

改善ストーリーを組み立てるときに、目的が定まっていないと、事務改善の行方までもがブレてしまうことになりますから、キッチリとおさえておくことです。

改善の目的はたくさん考えられると思います。
顧客満足度をアップするために、流れを改善、経費・コスト削減など・・・。

改善の目的が決まれば、次は対照とするエリアをどこまで広げるのか。となりますが、一般的な改善ストーリーでは、ルーチンワーク(定型業務)を事務改善の対象としています。
理由としては、日常のサイクルが決まったものについては、視点を少し変えてみるだけで、大きく改善ができる要素を含んでいるからです。

また、定型事務の改善の方が、コストをかけることなく、現場職員の知恵を働かせることで、改善できることが多いのです。

事務の改善ストーリーを表に作成することで、具体的なやり方が分かりやすくなることから、必ず改善の効果を検証し、いつでも見直しができる体制を整えてきましょう。

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