トヨタ式で事務処理をカイゼン

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トヨタ式で事務処理をカイゼンした保険会社があります。

第一生命保険では、事務処理に必要な書類棚を設置し、処理の時間管理を
することで、15%もの効率化を図ることができたそうです。

すごいカイゼン力ですね。

どこの企業もそうですが、朝、出勤したら社員は1日にする業務の量は分かりません。

いつまで仕事をしなくてはいけないのか、不安になることがありませんか?

1日の仕事量が目に見えると、やりがいもありますし、計画的に進めることもできます。

トヨタ流のカイゼン方式は、トヨタ自動車のOBが事務改善の指導を行うことから
始まります。



保険会社なので、女性社員が多いこともあり、OBは戸惑いはあったようですが、
書類の処理時間の短縮をしながら、業務品質の大幅な向上に成功し、
書類1件当たりの処理時間を15%程度改善できたというのです。

そのうえ、記入ミスなどの件数を3分の1まで減らすことができたといいますから、
やっぱりトヨタ式改善のすごさですね。

どんな方法で事務改善をしたのか、気になりますね。

その方法とは



事務所の入り口近くに「書類進捗管理棚」を設置。

この棚どうするのかって?
これがすごいことに、朝から夕方まで30分単位で仕切りがあるんです。

出勤と同時に社員は全員、朝一番で書類の山を30分単位に仕分けし、
毎日この棚、トレーに書類を入れるんです。

社員は誰でも、30分単位でどんな仕事をすればいいのか分かるんですね。
つまり、見える化の推進です。

さすがに改善力のトヨタですね。
事務の効率アップを目指す企業にとっては、取り入れて見る価値はありますね。


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