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事務の改善には「なぜ?」と問いかけてみる

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事務を改善するときには、「なぜ?」と問いかけることを日常化することです。

毎日の仕事を漠然とするのではなく、今のやり方に疑問をもって事務を進めることが重要だと考えています。

特にルーチンワークについては、反復作業となるため、少し視点を変えることにより、飛躍的に効率が上がるときがあるます。

ここで、事務を改善するための、なぜ?がでてきるのである。

なぜ、この仕事をしなければならないのか。事務の必要性があるのなら、作業効率をあげるために何をすればいいのか、考えることが日常的に出来るようになれば、ジムの改善はできたようなものです。

今、自動車業界では、運送業者とメーカーが携帯電話とインターネットを結んで、メンテナンスなどを監視したり、故障の場合はすぐに駆けつけることができるようなサービスの提供が試験的に行われているようです。

今や、ブロードバンドの普及により、事務を改善するためのインターネットの利用は大きな可能性を含んでいます。今年は新型インフルエンザの大流行で、経済にも大きな影響がでるのではないかと、心配されていましたが、今のとことは経済への混乱は少なかったようです。

しかし、毒性の高いものが流行った場合は、自宅などで待機になり場合もありえますね。そんなときには、インターネットを利用した、双方向のテレビ会議ができえば、混乱も最小限に抑えることができると思います。

事務を改善し効率よくするときには、今、どんなサービスがあるのか、常にアンテナを広げて情報をとっておくことが必要になりますね。

日常の業務も当たり前にやっていると思っていても、いざ危機が訪れたときには、手のうちようがないようではダメなので、事務の改善により効率を上げる方法について、なぜ、と問いかけて見ることも必要ですね。

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